Werkkostenregeling

vrijdag 10/01/2020

Met ingang van 2020 vindt er een aantal wijzigingen in plaats in de werkkostenregeling (WKR), denk aan de verruiming van de vrije ruimte.

Verruiming vrije ruimte

Vanaf dit jaar gaat de vrije ruimte binnen de WKR naar 1,7% over de eerste 400.000 van de loonsom. Over het meerdere van uw loonsom blijft de vrije ruimte 1,2%. De stijging van de vrije ruimte naar 1,7% over de eerste 400.000 betekent dat een bedrijf maximaal 2.000 aan extra ruimte krijgt.

Voorbeeld
De loonsom is 1.000.000. De vrije ruimte was eerst 1,2%, ofwel 12.000. Vanaf dit jaar bedraagt de vrije ruimte 1,7% over de eerste 400.000 van de loonsom, ofwel 6.800. Over het meerdere van
600.000 blijft de vrije ruimte 1,2%, ofwel 7.200. In totaal gaat de vrije ruimte dus
6.800 + 7.200 = 14.000 bedragen, ofwel 2.000 meer dan nu.

Eindheffing 80%
Heeft een werkgever meer aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Dat blijft zo.

Concernregeling 2020

Als u meerdere bv’s heeft en de werkkostenregeling gebruikt, kunt u ook de concernregeling toepassen. De verruiming van de vrije ruimte die hierboven werd benoemd, kan per 2020 nadelig uitpakken voor concerns.

Concernregeling
De concernregeling in de WKR betekent dat een concern de vrije ruimte van alle bv’s bij elkaar mag optellen. Pas als alle vergoedingen en verstrekkingen van het concern de totale vrije ruimte van het concern te boven gaan, moet er belasting worden betaald.

Let op!
De concernregeling is dus voordelig als niet iedere bv binnen het concern de gehele vrije ruimte benut. Het onbenutte deel mag dan immers gebruikt worden door een andere bv binnen het concern.

Nadeel voor concerns
De eerdergenoemde verruiming van de vrije ruimte is nadelig voor concerns. Voor het concern in zijn geheel wordt de vrije ruimte namelijk bepaald op 1,7% van de eerste 400.000 van de totale loonsom van het concern en op 1,2% over het meerdere. U mag dus niet uitgaan van de vrije ruimte per onderdeel van het concern.

Voorbeeld
Een concern van vijf bv’s met ieder een loonsom van 1.000.000 heeft een vrije ruimte van 1,7% x
400.000 + 1,2% x 4.600.000 = 62.000. De vrije ruimte van iedere bv apart bedraagt 1,7% x
400.000 + 1,2% x 600.000 = 14.000. Voor alle bv’s samen is de totale vrije ruimte zonder toepassing van de concernregeling dus 5 x 14.000 = 70.000, ofwel 8.000 meer.

Tip!
Ga eerst na of de concernregeling nog wel voordelig voor u is. U hoeft dit uiterlijk pas in het tweede aangiftetijdvak van 2021 te beslissen.

Overige wijzigingen

Naast de verruiming van de vrije ruimte en bijkomende gevolgen voor de toepassing van de concernregeling, vindt er ook nog een aantal andere (kleine) wijzigingen plaats.

Aangiftemoment eindheffing
Per 2020 moet u de eindheffing uiterlijk aangeven in het tweede aangiftetijdvak van het jaar volgend op het jaar waarover deze verschuldigd is. Een eindheffing over 2020 moet dus uiterlijk in het aangiftetijdvak van februari 2021 (of periode 2) worden opgenomen en afgedragen. Tot nu toe was dit het eerste aangiftetijdvak. De eindheffing over 2019 moet nog wel uiterlijk in januari 2020 worden aangegeven en afgedragen.

Vrijstelling VOG
De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is voor bepaalde functies verplicht. Vanaf volgend jaar wordt de VOG daarom gericht vrijgesteld en komt deze dus niet meer ten laste van de vrije ruimte.

Producten uit het eigen bedrijf
Voor producten uit uw eigen bedrijf geldt een vrijstelling van 20% over de waarde van deze producten in het economisch verkeer, met een maximum van 500 per jaar. Nu wordt de waarde soms bepaald op het bedrag dat aan derden voor deze producten wordt berekend. Vanaf volgend jaar vervalt deze bepaling en worden producten uit eigen bedrijf gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer.

Maaltijden

Maaltijden die door een werkgever op de werkplek aan een werknemer worden vergoed of verstrekt, behoren in beginsel tot het loon. Daarom is een vergoeding/verstrekking in beginsel ook belast en moet hierover loonbelasting worden ingehouden.

Bij maaltijden op de werkplek hoeft voor de waardering echter niet te worden aangesloten bij de werkelijke waarde. Voor maaltijden op de werkplek geldt namelijk een normbedrag. Voor 2020 is het normbedrag vastgesteld op 3,35. Het maakt niet uit of het een ontbijt, lunch of avondmaaltijd betreft. Zolang de maaltijd op de werkplek wordt verstrekt, is het vaste bedrag van 3,35 voor alle drie gelijk.

Verstrekt u uw werknemers bijvoorbeeld tussen de middag een gratis lunch in de bedrijfskantine, dan is deze dus wel belast voor 3,35. U mag dit desgewenst ook onderbrengen in de werkkostenregeling. De lunch is dan voor de werknemer onbelast.

Lagere waardering ook mogelijk
Het normbedrag van 3,35 geldt voor alle soorten maaltijden: ontbijt, lunch en diner. Er zijn echter gevallen te bedenken waarbij de waarde van een verstrekte maaltijd aantoonbaar (veel) lager is dan het normbedrag van 3,35. In zo’n geval mag de werkgever het lagere bedrag tot het loon van de werknemer rekenen of in aanmerking nemen voor de werkkostenregeling (vrije ruimte).

Let op!
Het gaat bij het waarderen van een maaltijd niet alleen om de kosten van de producten, maar ook om andere kosten als personeelskosten, servicehuur van de kantine en energiekosten. Voor de bepaling van de waarde van een maaltijd in een kantine, waarbij ook service wordt verleend, kan niet worden volstaan met de factuurwaarde van de ingrediënten. Er moet worden uitgegaan van de waarde in het economisch verkeer van de maaltijd, waardoor (onder andere) ook het aspect van de service in de waardering moet worden betrokken.

Zakelijke maaltijden
Voor deze maaltijden geldt dat dat deze onbelast kunnen worden vergoed of verstrekt, als deze een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Hiervan is sprake als de maaltijd voor minstens 10% een zakelijk karakter heeft. In dat geval geldt onder de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling en hoeft u dus geen bedrag tot het loon te rekenen.

Het is niet altijd even duidelijk wanneer hiervan sprake is, maar dit is in ieder geval zo als een werknemer vanwege het werk ‘s avonds tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten.

Normbedrag huisvesting

Voldoet de huisvesting op de werkplek niet aan de voorwaarden van de nihilwaardering en gaat het ook niet om een (dienst)woning, dan rekent u voor huisvesting op de werkplek een normbedrag tot het loon van uw werknemer. Dit normbedrag is voor het jaar 2020 verhoogd naar 5,60 per dag (2019:
5,55). In dit normbedrag is de verstrekking van energie, water en bewassing inbegrepen.

Gebruikelijkheidscriterium

Als een werkgever een vergoeding of verstrekking in de werkkostenregeling wil onderbrengen, moet deze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat de vergoeding of verstrekking niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Doelmatigheidsgrens
De Belastingdienst hanteert al jaren een doelmatigheidsgrens als het aankomt op de gebruikelijkheid van vergoedingen en verstrekkingen via de werkkostenregeling. Deze doelmatigheidsgrens is vastgesteld op een bedrag van in totaal 2.400 per werknemer per jaar. Tot dit bedrag gaat de Belastingdienst ervan uit dat een vergoeding of verstrekking voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium en hoeft een werkgever in beginsel dus geen naheffingen te verwachten.

Hoge Raad: niet te beperkt uitleggen
De Hoge Raad heeft dit jaar geoordeeld dat het gebruikelijkheidscriterium niet te beperkt mag worden uitgelegd. Het betekent in ieder geval niet dat vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling beperkt zijn tot zakelijke vergoedingen en verstrekkingen. Ook betekent het niet dat vergoedingen en verstrekkingen beperkt zijn tot de door de Belastingdienst gehanteerde doelmatigheidsgrens van 2.400.

Waar ligt de grens?
Waar exact de grens ligt van wat nog wel en niet gebruikelijk is, volgt niet uit de uitspraak. De Hoge Raad verwijst door naar het hof en die moet zich uitspreken over de vraag of de verstrekking in kwestie al dan niet aan de gebruikelijkheidstoets voldoet.

Wil je hier meer over weten, neem dan contact op met ons kantoor.