Regeling dienstreisvergoedingen binnenland geïndexeerd

donderdag 24/01/2019

Het begrip dienstreisvergoeding klinkt voor menigeen erg ambtelijk in de oren en dat is niet toevallig. De regeling is van oorsprong bedoeld als bovengrens voor forfaitaire vergoeding die ambtenaren mogen krijgen voor onkosten tijdens hun dienstreizen. Hierin is voor verschillende soorten onkosten een bedrag vastgesteld dat vergoed mag worden zonder overlegging van bonnetjes. Deze vergoedingen worden dan gezien als gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling.

Jaren geleden is door het ministerie van Financiën al gesteld dat niet-ambtenaren, die soortgelijke onkosten maken, ook van deze regeling gebruik mogen maken. Anders gezegd kan je, binnen de voorwaarden van de regeling, medewerkers die voor het werk binnen Nederland op reis zijn ook gebruik kunnen maken van deze regeling. Waarbij je dus niet ieder bonnetje hoeft te registreren maar binnen de norm van de regeling de gemaakte onkosten netto kunt vergoeden met een forfaitair bedrag. Over het meerdere moet loonheffing worden afgedragen, middels de loonstrook of door eindheffing.

Zo’n soortgelijke regeling bestaat ook voor buitenlandse dienstreizen. Hier wordt er op bestemmingsniveau (land, stad) geregeld hoeveel er onbelast vergoed mag worden voor verblijf en overige onkosten. Deze regeling kent wel extra voorwaarden. Zo moet voor de vergoeding van overnachtingen aannemelijk worden gemaakt dat dergelijke uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan en ben je alsnog niet helemaal “bonnetjesvrij”. Deze wordt jaarlijks in april en oktober geïndexeerd.

Je kan er tenslotte ook gewoon voor kiezen de werkelijk gemaakte onkosten te vergoeden. Genoemde regeling is dan niet van toepassing. Het blijft uiteraard wel van belang de zakelijkheid van gedeclareerde kosten te beoordelen.

De regeling en actuele tarieven voor de te vergoeden binnenlandse onkosten vindt je hier. Voor de buitenlandse onkosten vindt je hier meer informatie.

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, neem dan contact op met ons kantoor.