Goed debiteurenbeheer betaalt zichzelf terug

donderdag 07/02/2019

Nadat je goederen of diensten hebt geleverd, wil je ook graag betaald worden voor je levering of dienst. Vaak wordt er achteraf een factuur gestuurd welke je natuurlijk het liefst zo snel mogelijk betaald wilt krijgen. Wat zijn de wettelijke regels van betalingstermijnen en wat kun je er zelf aan doen om spoedig betaald te worden?

Wettelijke maximale betalingstermijn
Het is belangrijk om met je afnemers (debiteuren) een betalingstermijn af te spreken. Dit leg je veelal vast in je algemene voorwaarden of in een overeenkomst met je afnemer. De betalingstermijn is wettelijk gemaximeerd voor overheid en andere bedrijven. Overeenkomsten die voorzien in een langere termijn kunnen nietig verklaard worden. De betalingstermijn aan particulieren kent geen wettelijke maximering.

Handelen bij uitblijven betalingen
Ondanks alle goede bedoelingen kan het natuurlijk geschieden dat de afnemer alsnog niet tijdig betaalt. De gevolgen van (te) lang openstaande facturen kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Het is niet altijd gemakkelijk om in gesprek te gaan over openstaande bedragen. Toch is het aan te bevelen om helder en duidelijk te handelen. Een aantal actiepunten waar je aan kunt denken:

• Plan betaaldata in en houd je afnemer aan je termijnen;
• Toon daadkracht en wees stipt;
• Stuur kort na het verlopen van de termijnen een aanmaning;
• Stel een heldere aanmaning op;
• Vermeld tijdig mogelijke vervolgacties (incassokosten, incassoprocedure);
• Schort eventueel toekomstige leveringen op.

Communicatie
Goede communicatie bij debiteurenbeheer is essentieel. Besteed in het gesprek vooral aandacht aan het vervolg: welke afspraken kan je met je afnemer maken om tot betaling over te gaan? Uiteraard blijf je zakelijk en correct in dit gesprek.

Oninbare vorderingen
Ondanks alle goede bedoelingen kan het toch nog voorkomen dat je afnemer uiteindelijk niet in staat is om je factuur te voldoen. Je factuur wordt dan oninbaar en blijft onbetaald. Op een gegeven moment neem je dit verlies. Let wel, onder voorwaarden kan je de door jou afgedragen BTW op de factuur nog terugvorderen bij de Belastingdienst.

Voorkomen van betalingsachterstanden is beter dan genezen. Een goed debiteurenbeheer betaalt zichzelf terug. Als je bij het opzetten of verbeteren van je debiteurenbeheer hulp nodig hebt, neem dan contact op met ons kantoor.