De wet AVG en de fiscale bewaartermijnen

donderdag 29/11/2018

Hoe werkt de nieuwe AVG-wetgeving door in het bewaren van documenten?
Is er een verschil met de huidige wetgeving en wat doet dit met het digitaal bewaren van bescheiden?

De algemene wet en de bijzondere wet

De wet AVG betreft ook de verwerking van persoonsgegevens en is van toepassing op elke onderneming die met de verwerking van deze gegevens te maken heeft.

Het is een algemene wet. Op fiscaal gebied zijn er bijzondere wetten zoals de wet inkomstenbelasting. Deze wetten regelen een apart onderdeel van onze totale fiscale wetgeving. Het is wel zo dat een regeling uit een bijzondere wet voor gaat op een regeling uit een algemene wet. Dus een fiscale wet gaat voor op de wet AVG.

Bewaartermijnen

In de AVG is er geen bewaartermijn van toepassing. Wel geeft deze wet aan dat gegevens niet langer bewaard mogen worden, dan voor het verwerkingsdoel noodzakelijk is. Dus indien de fiscale wet geen bewaartermijn stelt, dan val je terug op de wet AVG.

Als gegevens niet meer nodig zijn, kun je deze wel geanomiseerd blijven bewaren. Immers als de persoonsgegevens verwijderd zijn, is de wet AVG niet meer van toepassing. Ook documenten die geen persoonsgegevens bevatten kun je onbeperkt bewaren. Indien de fiscale wet een andere bewaartermijn voorschrijft dan de wet AVG, dan is de fiscale wetgeving leidend.

Digitaal bewaren

Ook voor digitale bestanden is een bewaartermijn van 7 jaar van toepassing. Zorg er dus voor dat je ook bij verandering van de software nog steeds bij je oude bestanden kunt. Regel een meekijklicentie, zodat historische bestanden altijd te raadplegen zijn.

Bij kassasystemen in de Cloud is het niet altijd vanzelfsprekend, dat de specifieke kassabestanden 7 jaar bewaard worden. Vraag dat dus na en zet een actie uit als dit laatste niet het geval is. Alle specificaties uit een kassasysteem moeten 7 jaar benaderbaar zijn.

Ook e-mails dienen 7 jaar bewaard te blijven. Ten minste als deze e-mails informatie betreft die van belang is voor de financiële administratie. Facturen die in bijvoorbeeld Afas worden in gescand, moeten dus ook als e-mailbericht 7 jaar bewaard blijven. De oorsprong moet altijd te volgen blijven.

Het digitaliseren van uw administratie mag, mits men zich aan de fiscale voorwaarden houdt, voor de belastingdienst is het belangrijk dat een transactie beoordeeld kan worden. Hierbij geldt een vrije bewijsleer. Het gaat er dus om dat er aangetoond kan worden dat de digitale factuur niet gewijzigd is en werkelijk afkomstig is van de afzender.

Gevolgen niet voldoen aan bewaarplicht

Wanneer je niet hebt voldaan aan de fiscale bewaarplicht, kan dit gevolgen hebben voor jouw bewijspositie. De inspecteur kan een informatiebeschikking uitreiken. Wanneer die onherroepelijk vaststaat, kan dit leiden tot omkering en verzwaring van de bewijslast. Dit houdt in dat je moet aantonen dat de belastingaanslag niet klopt. Aannemelijk maken is dan niet meer voldoende.

Indien je niet aan de spelregels van de AVG houdt, dan kun je te maken krijgen met hoge boetes. Maar ook hier geldt, dat de bijzondere wet voor de algemene wet van toepassing is.

Moet er nu iets gebeuren?

De bewaartermijnen zijn met de invoering van de AVG niet verandert. Toch is het slim om jaarlijks door de gegevens door te lopen om oude persoonsgegevens uit jouw administratie te verwijderen. Hierbij dienen dan wel de bewaartermijnen van de fiscale (bijzondere) wet in acht te worden genomen.

Mocht je vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, neem dan contact op met ons kantoor.