Eisen aan een factuur

Facturen zijn de basis voor uw omzet en de berekening van de btw. De Belastingdienst gebruikt uw facturen om te bepalen hoeveel btw u moet betalen. Daarom zijn er wettelijke eisen aan wat u op een factuur zet, wanneer u ze verstuurt en aan wie.

Wat moet ik op mijn facturen zetten?

De eisen aan uw factuur zijn afhankelijk van de hoogte van uw factuur.

1. Uw factuur is 100 euro of lager:

Als uw factuur minder dan 100 euro inclusief btw bedraagt, dan kunt u volstaan met een 'vereenvoudigde factuur'. Op deze eenvoudige factuur zet u in ieder geval de standaardgegevens, zoals de factuurdatum, de naam, adres en woonplaats van de leverancier, de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten en het te betalen btw-bedrag.

2. Uw factuur is hoger dan 100 euro:

  • de factuurdatum;
  • een uniek factuurnummer (nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend);
  • uw btw-identificatienummer;
  • uw KvK-nummer;
  • naam en adres van uw bedrijf;
  • naam en adres van uw klant;
  • het btw-identificatienummer van uw klant;
  • een omschrijving, de hoeveelheid en de aard van het product of dienst die u heeft geleverd;
  • de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden of is voltooid, of de datum waarop een vooruitbetaling is gedaan als die anders is dan de factuurdatum;
  • de prijs exclusief btw en inclusief btw;
  • het btw-tarief dat u in rekening brengt;
  • het te betalen bedrag aan btw.

Van elke factuur die u verstuurt, moet u een kopie bewaren in uw administratie. De eisen aan elektronische facturen zijn overigens hetzelfde als die voor papieren facturen. Let op: als u een verkeerde factuur uitschrijft, dan kunt u een boete krijgen van maximaal 5.278 euro.

Extra gegevens op uw factuur

Naast de gegevens hierboven moet u in sommige gevallen extra gegevens op uw factuur vermelden. Zie voor een overzicht hiervan de website van de Belastingdienst.

IBAN-nummer

Vanaf 1 februari 2014 zijn alle bankrekeningnummers overgegaan op het IBAN-nummer. Zowel bedrijven als consumenten maken gebruik van het langere rekeningnummer dat uit 18 tekens bestaat. Zorg dat u het IBAN-nummer op uw facturen en andere financiële correspondentie zoals briefpapier, website en salarisstroken zet. Lees meer over IBAN.

Btw-identificatienummer van buitenlandse klant

Als u levert aan een klant uit een andere lidstaat van de EU, dan vermeldt u op uw factuur ook het btw-identificatienummer van uw klant. Soms geldt er een regeling waardoor uw klant de btw betaalt. Vermeld dat dan ook op uw factuur. Controleer het btw-identificatienummer altijd. Als namelijk bij controle van uw administratie blijkt dat uw klant geen ondernemer is, krijgt u een naheffingsaanslag. U moet dan alsnog btw betalen over de goederen en diensten die u zonder btw hebt geleverd.

Wanneer moet ik de factuur versturen?

U moet uw factuur versturen voor de 15e van de maand ná de maand waarin u uw product of dienst heeft geleverd.

Aan wie stuur ik een factuur?

Voor particulieren hoeft u geen factuur te maken. Zijn uw klanten andere ondernemers, dan moet u wel een factuur sturen. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn, stuurt u een factuur (dit kunnen bijvoorbeeld zijn: verenigingen en stichtingen).

Bewaarplicht

Alle facturen die u stuurt of ontvangt, bent u verplicht om 7 jaar te bewaren in uw administratie. Voor facturen over onroerende zaken geldt een bewaarplicht van 10 jaar.

Kleineondernemersregeling

Deze factuurvereisten gelden niet als u deelneemt aan de kleine ondernemersregeling (KOR), u hoeft dan immers geen btw-administratie meer te voeren.

Terug naar vorige pagina