Wijzigingen in de werkkostenregeling per 1 januari 2015

Per 1 januari 2015 verandert de werkkostenregeling op de volgende 6 punten:

1: Het percentage van de vrije ruimte gaat omlaag van 1,5% naar 1,2% van uw totale fiscale loon

2: Noodzakelijkheidscriterium: gereedschappen, computers en communicatiemiddelen

Vanaf 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

  • de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Uw werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening;
  • uw werknemer de voorziening aan u teruggeeft als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Als uw werknemer de voorziening niet aan u teruggeeft, moet u op dat moment de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen;
  • u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.

Noodzakelijk

'Noodzakelijk' betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kunt u toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en u dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering.

Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het tot nu toe gebruikelijke zakelijkheidsvereiste, maar gaat een stapje verder. Een zakelijke voorziening of kosten die alleen bijdragen aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, hoeven namelijk niet noodzakelijk te zijn.

Gereedschap

Voorbeelden van gereedschap zijn: de hamer of de duimstok van een timmerman, het fototoestel van een fotograaf, een muziekinstrument van een muzikant, de kwast van een schilder en de naaimachine van een kledingmaker. De verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net zomin als werkkleding of kantoormeubilair.

Computers en communicatiemiddelen

Door de invoering van het noodzakelijkheidscriterium worden door de belastingdienst geen eisen meer gesteld aan de mate van zakelijk gebruik van communicatiemiddelen en computers. Deze apparaten hoeven alleen nog noodzakelijk te zijn voor de dienstbetrekking.

Onder computers en communicatiemiddelen worden verstaan desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones en dergelijke apparatuur. Een voorbeeld van 'dergelijke apparatuur' is een organizer, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te gebruiken. Ook bijbehorende apparatuur, zoals printers, dongels of een sim-kaart geschikt voor 4G kunnen noodzakelijk zijn. 'Bijbehorende apparatuur' is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. 

Vaste kostenvergoedingen

U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid

U bepaalt of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat u het noodzakelijkheidscriterium niet kunt toepassen op voorzieningen waarvoor u een cafetariaregeling hebt afgesproken met uw werknemer. Bij een cafetariaregeling bepaalt uw werknemer namelijk welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. U bepaalt dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is. Een voorbeeld hiervan is een budget dat de werknemer krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen.

Als u bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag u uw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen.

Bestuurders en commissarissen

Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als u aannemelijk kunt maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking.

3: Kortingen op producten uit eigen bedrijf

Voor korting op producten uit uw eigen bedrijf geldt vanaf 2015 een gerichte vrijstelling. Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld:

  • De producten zijn niet branchevreemd.
  • De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeerd.
  • De kortingen of vergoedingen bedragen in 2015 samen niet meer dan 500 euro.

Het niet-gebruikte deel van de vrijstelling van 500 euro mag u niet doorschuiven naar 2016 en 2017. Als u in 2014 gebruikmaakt van regeling van vergoedingen en verstrekkingen, mag u het eventueel niet-gebruikte deel van de vrijstelling in 2014 niet doorschuiven naar 2015.

Kortingen of vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf zijn ook een gerichte vrijstelling als de dienstbetrekking is geëindigd door pensionering of arbeidsongeschiktheid. Daarnaast geldt deze regeling ook als de korting wordt gegeven door een met u verbonden vennootschap. Onder een verbonden vennootschap wordt verstaan:

  • een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft
  • een vennootschap die voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever
  • een vennootschap waarin een derde partij voor ten minste 1/3 gedeelte belang heeft, terwijl deze derde partij ook voor minimaal 1/3 gedeelte belang heeft in de werkgever.

4: Onderscheid tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen vervalt voor een aantal voorzieningen op de werkplek

  • Tot 1 januari 2015 is alles wat u binnen de werkkostenregeling aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking, loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die u op de werkplek ter beschikking stelt, ten koste gaat van de vrije ruimte, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze 'nihil waarderingen' gaan niet ten koste van uw vrije ruimte. Als de werkgever voor deze voorzieningen een vergoeding in geld betaalt of de voorziening aan zijn werknemer versterkt (de werknemer wordt eigenaar), dan is er sprake van een belaste vergoeding of verstrekking.
  • Vanaf 1 januari 2015 maakt het voor een aantal voorzieningen niet meer uit of u deze op de werkplek vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt. In al deze situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van uw vrije ruimte. Wij maken binnenkort bekend voor welke voorzieningen dit geldt.  

5: Concernregeling

De eindheffing van de werkkostenregeling wordt tot 2015 per werkgever berekend. Per 1 januari 2015 mag u deze eindheffing op concernniveau berekenen. Binnen het concern berekent u de vrije ruimte over het totale loon van het concern. Dat kan voordelig zijn omdat u zo de vrije ruimte van alle concernonderdelen kunt benutten. In deze collectieve vrije ruimte kunt u alle door de concernonderdelen aangewezen vergoedingen en verstrekkingen opnemen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die de concernonderdelen aanwijzen als eindheffingsloon, zet u uiteindelijk af tegen de totale vrije ruimte van het concern. Het concernonderdeel met het hoogste fiscale loon moet eindheffing betalen over het bedrag dat boven de collectieve vrije ruimte uitkomt.

U moet uiterlijk bij de aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar beslissen of u de concernregeling wilt toepassen.

Wanneer is er sprake van een concern?

U kunt de concernregeling alleen toepassen als alle deelnemende concernonderdelen het hele kalenderjaar een concern vormen. Concernonderdelen die tijdens het kalenderjaar deel worden van het concern of uit het concern verdwijnen, vallen dus buiten de concernregeling. Er is sprake van een concern als:

  • u een belang van ten minste 95% in een andere werkgever hebt
  • een andere werkgever een belang van ten minste 95% in u heeft
  • een andere werkgever een belang heeft van ten minste 95% in u en daarnaast een belang van ten minste 95% in een derde werkgever
  • de werkgever met het hoogste fiscale loon betaalt de eindheffing
  • als u de concernregeling toepast, geldt de regeling voor alle concernonderdelen die het hele kalenderjaar een concern vormen. De werkgever met het hoogste totale fiscale loon neemt de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze. Om te bepalen welke werkgever het hoogste totale fiscale loon heeft, vergelijkt u het fiscale jaarloon van alle werknemers van de deelnemende werkgevers. U telt per werkgever ook het loon mee over het voorgaande kalenderjaar dat in het lopende kalenderjaar wordt betaald. Loon over het lopende kalenderjaar dat pas in het volgende kalenderjaar wordt betaald, telt u niet mee.
  • zodra deze bekend zijn, publiceert de belastingdienst aanvullende regels over de inrichting van de administratie van de concernonderdelen en van het concernonderdeel dat de eindheffing opneemt in de aangifte en betaalt.

6: Bepalen en toetsen vrije ruimte eens per jaar

  • Het bepalen en toetsen van de vrije ruimte wordt eenvoudiger. U mag 1 keer per jaar toetsen of u boven de vrije ruimte uitkomt, in plaats van per aangiftetijdvak. Aan het einde van het kalenderjaar berekent u dan het totale fiscale loon van uw werknemers over het lopende jaar. Op basis van het fiscale loon berekent u de vrije ruimte en toetst u of u de vrije ruimte hebt overschreden. Als u eindheffing moet betalen, doet u dat uiterlijk bij uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar. U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.
  • Als u de eindheffing al in het lopende kalenderjaar hebt betaald en blijkt dat u te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, dan corrigeert u dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 1e tijdvak van het nieuwe kalenderjaar.
  • Eindigt uw inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin uw inhoudingsplicht eindigt.

Terug naar vorige pagina