De werkkostenregeling

Onder de werkkostenregeling mag maximaal 1,2% van het totale fiscale loon zijnde de 'vrije ruimte', besteed worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. De vergoedingen en verstrekkingen moeten dan wel in de administratie opgenomen worden als eindheffingsloon. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, hoeft geen loonbelasting betaald te worden. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. Deze gaan niet ten koste van uw vrije ruimte.

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die behoren tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Dit kan betekenen dat op 1 januari 2015 de administratie moet zijn aangepast.

Onderstaand geven wij u in zes stappen aan hoe de werkkostenregeling werkt.

1: Pas uw administratie aan

Om de werkkostenregeling goed te kunnen toepassen, adviseren wij om de administratie aan te passen. Het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon zijn aangewezen dienen bekend te zijn om te kunnen beoordelen of u binnen de vrije ruimte blijft. Het totaal bedrag van deze vergoedingen en verstrekkingen moet uit de administratie te halen zijn. Staat in de administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen dan moet de btw alsnog toegevoegd worden (tenzij hierover met de belastingdienst een andere afspraak is gemaakt).

Het totaalbedrag in de financiële administratie moet kunnen worden getoetst aan het fiscale loon in de loonadministratie om te beoordelen of binnen de vrije ruimte wordt gebleven. Toetsen kan per aangiftetijdvak, maar mag ook 1 keer per jaar gebeuren.

U kunt verschillende grootboekrekeningen in de administratie aanmaken waarop de verschillende categorieën vergoedingen en verstrekkingen worden geboekt.

2: Bepaal of de vergoedingen en verstrekkingen loon zijn

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of vrijgesteld loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.

In 2 gevallen is loon uit vroegere dienstbetrekking verplicht eindheffingsloon. Dat geldt voor vergoedingen en verstrekkingen in de vorm van korting op producten uit eigen bedrijf voor niet meer actieve werknemers welke ook aan de tegenwoordige werknemers verstrekt wordt (over de grenzen heen van de gerichte vrijstelling voor korting op producten uit uw eigen bedrijf) en verstrekkingen voor niet meer actieve werknemers die ook aan tegenwoordige werknemers gegeven worden zoals een kerstpakket.

3: Ga na of de vergoedingen en verstrekkingen onder de gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen vallen

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar kunnen toch onbelast vergoed en verstrekt worden zonder dat dat ten koste gaat van de vrije ruimte. Dat is het geval bij gerichte vrijstellingen en nihil waarderingen. 

4: Bereken de vrije ruimte

Vanaf 2015 mag per jaar maximaal 1,2% van het totale fiscale loon besteed worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. De vrije ruimte over 2015 wordt berekend op basis van het totale fiscale loon van 2015. Om te beoordelen hoe hoog de vrije ruimte naar verwachting zal zijn, kan deze bijvoorbeeld geschat worden op basis van het fiscale loon van 2014. Op basis van deze schatting kan bepaald worden welke vergoedingen en verstrekkingen aangewezen worden als eindheffingsloon, zodat de vrije ruimte van 1,2% niet overschreden wordt.

5: Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer

U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en welke u behandelt als loon van de werknemer en dus normaal belast.
Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:

  • een auto van de zaak 
  • een woning
  • boetes (dit geldt niet voor verkeersboetes die u wel op uw werknemers kon verhalen, maar die u niet hebt verhaald; dat loon mag u wel aanwijzen als eindheffingsloon)
  • vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
  • de vergoedingen en verstrekkingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen
  • het deel van de vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt

De keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer wordt uiterlijk gemaakt op het moment van vergoeden of verstrekken. Vooraf hoeft niet te worden gekozen. De keuze blijkt uit de administratie, waarin de vergoedingen of verstrekkingen zijn opgenomen als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft niet bij de belastingdienst gemeld te worden. Als bij een controle van de administratie door de belastingdienst blijkt dat een vergoeding of verstrekking niet is opgenomen als eindheffingsloon en ook niet als loon van de werknemer, dan gaat de belastingdienst er vanuit dat deze eindheffingsloon is.

Een eenmaal gemaakte keuze is definitief. Vergoedingen of verstrekkingen kunnen dus niet met terugwerkende kracht aangewezen worden als eindheffingsloon. Wel mogen fouten achteraf hersteld worden. Bijvoorbeeld wanneer een vergoeding als loon van de werknemer is behandeld terwijl met de werknemer eindheffingsloon was afgesproken, of andersom. De correctie moeten in de loonadministratie worden verwerkt.

Binnen de werkkostenregeling kan nog steeds belast loon omgezet worden in een onbelaste vergoeding of verstrekking, bijvoorbeeld door een fiets aan te wijzen als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte. De werkkostenregeling geeft grotere vrijheid om hierover afspraken te maken, dan de regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen.

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden, maar kent 1 belangrijke beperking, de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die in de administratie worden opgenomen als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.

Ook loon in natura kan aangewezen worden als eindheffingsloon. De werkkostenregeling kent een nieuwe manier van het waarderen van loon in natura: de waarde van loon in natura is het bedrag inclusief btw van de inkoopfactuur. In 2 gevallen moet u nog uitgaan van de waarde in het economische verkeer (de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde inclusief btw) en dat is wanneer er geen factuur is en wanneer het een factuur van een verbonden vennootschap is.

Binnen de werkkostenregeling mag de waarde van loon in natura niet meer vastgesteld worden op de besparingswaarde. Dit is het bedrag dat de werknemer door de verstrekking bespaart in vergelijking met het bedrag dat andere personen, vergelijkbaar met de werknemer, normaal gesproken zouden uitgeven aan de verstrekking.

De aparte normbedragen voor loon in natura blijven gelden. Maar binnen de werkkostenregeling is de waardering van maaltijden die u op de werkplek verstrekt en voor huisvesting en inwoning op de werkplek, vereenvoudigd.

6: Bereken 80% eindheffing

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing. U kunt per aangiftetijdvak of eens per jaar de eindheffing aangeven en betalen.

Terug naar vorige pagina